大 部 屋
par Carol McEwan,
Directrice du Programme Agile chez iObeya
Les Obeyas (Oobeyas), ou “Grande Salle” en japonais, sont des salles de travail dans lesquelles les équipes se réunissent pour collaborer et s’organiser. Les murs des Obeyas sont traditionnellement recouverts de panneaux en papier, notes, post-it, et autre matérialisation de l’intelligence collective qui se révèle en ce lieu. L’Obeya est donc un espace de collaboration et d’organisation qui centralise toutes les informations nécessaires à la réalisation d’un projet.
Cette méthode de travail, mise en lumière dans les années 90 par Toyota, a inspiré les pratiques Lean Product Development aujourd’hui largement utilisées par les groupes industriels. La communauté Agile s’est également inspirée de ces principes.
D’abord physiques, avec des panneaux, post-its et d’autres éléments papier, les Obeyas sont entrées dans le monde numérique avec iObeya pour se mettre au service des équipes distribuées et hybrides.
par Carol McEwan,
Directrice du Programme Agile chez iObeya
Cet exploit a été possible grâce à l’utilisation en interne du “Toyota Product Development System”. Ce système, basé sur les Obeyas, a permis d’organiser et de suivre au plus près la conception de ce nouveau modèle de voiture. Grâce à ce système, Toyota, par le biais de son chef ingénieur Takeshi Uchiyamada, a réussi à concevoir et livrer sur le marché le premier véhicule hybride en moins de 3 ans, et avec 15 ans d’avance sur la concurrence !
Après le succès de la Prius, le système de Lean Product Development (inhérent au Lean Project Management) s’est rapidement développé dans d’autres groupes industriels, séduits par la productivité exceptionnelle de Toyota.
La création d’iObeya est intimement liée aux Obeyas. En effet, en 2012, après s’être rodé quelques années aux Obeyas physiques, le groupe Stellantis (anciennement PSA), exprime auprès de KAP IT (ex-iObeya) le besoin de digitaliser ses “grandes salles” pour le développement produit : l’iObeya est née. Le besoin de synchronisation entre équipes distribuées chez Stellantis est tel, que le format papier n’est simplement plus soutenable. PSA est suivi de près dans sa démarche par Sanofi et Airbus qui adhèrent au concept d’Obeyas virtuelles. L’idée se généralise sur les marchés. Aujourd’hui, iObeya équipe la plupart des grands groupes industriels.
Plus récemment, les confinements liés à la crise du Covid 19, ont donné un nouveau coup d’accélérateur à cette tendance de fond, et mettent en évidence les avantages du télétravail collaboratif sur des supports visuels communs.
L’Obeya est plus qu’une “grande salle”, c’est une philosophie, un processus, un moyen de faire travailler ensemble les équipes, pour augmenter la coopération et l’efficience au sein d’une organisation.
Les Obeyas sont les lieux dans lesquels les équipes se réunissent pour aligner l’organisation au global et accroître leur productivité : de la stratégie jusqu’à son exécution. Les panneaux affichés dans les salles Obeyas sont le plus souvent composés de tableaux blancs avec des post-it et des graphiques.
Une Obeya est comme une salle de contrôle dans laquelle les équipes discutent et brainstorment autour des projets, partagent et contrôlent les KPI, escaladent les problèmes et suivent les avancées des projets. Avec le lancement de la Prius, Uchiyamada a en effet compris que le succès dépendait de la capacité d’une organisation à intégrer les efforts de chacun en même temps. C’est la raison pour laquelle la notion d’intelligence collective est prépondérante dans la philosophie Lean, dont la méthode Agile puise ses racines. Quand les équipes partagent l’objectif, la vision et s’alignent en termes de réalisation, ils sont capables d’identifier les problèmes, de les résoudre, et s’ils ne le peuvent pas, de les escalader.
C’est au sein des Obeyas que les équipes pratiquent le Management Visuel dans un cadre très défini et rythmé : sprints, stand-up meetings, plannings, etc.
L’Obeya telle que Toyota l’a inventée a évolué au fil du temps et se décline de différentes façons selon les rituels pratiqués par les équipes.
Les Obeyas se déclinent notamment au sein de 3 méthodologies : le Lean Manufacturing, ou Shopfloor Management, le Lean Project Management et la méthode Agile. Certaines Obeyas permettent de synchroniser les équipes par rapport à un projet, d’autres par rapport à leur métier.
Les Obeyas sont nées chez Toyota. Depuis, les Obeyas se déclinent dans tous les types d’industrie (pharmaceutique, aéronautique, automobile, etc.).
Pour suivre la qualité de la production, les équipes Lean ont à leur disposition différents panneaux qui s’affichent dans leur Obeya :
Dans le cadre du management de projets Lean, les Obeyas permettent la synchronisation au sein de l’équipe projet et avec les différentes parties prenantes liées au projet.
Les Obeyas couvrent un spectre large qui va du simple projet d’amélioration continue au développement d’un produit au sein d’un pôle innovation.
Pour cela, les équipes ont notamment à leur disposition les outils suivants :
Les équipes Agiles ont une culture de “mur Agile” ou ScrumBoard contenant souvent des Kanbans d’équipes accompagnés de BurnDown Chart et parfois même de Lean Canvas et de Personae. Ces “murs Agiles” sont agrémentés de Post-its permettant aux développeurs ou membres de l’équipe de retrouver rapidement une information. Pendant longtemps, les agilistes ont dû documenter en plus l’ensemble des tâches réalisées dans des outils d’ALM (ADO, JIRA), souvent inadaptés aux méthodes Agiles utilisées. Ces radiateurs d’informations ne concernaient généralement qu’une seule équipe ayant peu de dépendances avec les autres équipes.
D’ailleurs, le PI Planning – événement de synchronisation et d’alignement d’équipes Agiles dans le framework SAFe© – portait également le nom de “Big Room Planning”; reflétant ainsi le premier pas du monde Agile dans une Obeya plus conventionnelle. Les éléments centraux récoltés lors des 2 jours de PI Planning sont ainsi conservés dans un lieu commun servant de réseau de synchronisation pour les équipes associées : une Obeya Agile.
Avec l’arrivée de programmes Agiles plus complexes associés au besoin de mise à l’échelle de l’Agilité, les équipes ont dû aller encore plus loin dans le Management Visuel. C’est à ce moment précis que les Obeyas ont commencé à inspirer les agilistes. Mais il subsiste un défaut majeur à cette “Obeya Agile” : le papier ne se déplace que difficilement. Ce réseau névralgique de décision et de synchronisation a tendance à disparaître en partie après les 2 jours de PI planning. La digitalisation de ces Obeyas Agiles devient donc nécessaire afin que les informations puissent être conservées. Avec ces Obeyas Agiles, les équipes agiles peuvent suivre les trains et les sprints définis dans le PI planning. En plus des PI plannings, des panneaux SAFe® sont développés pour aller encore plus loin dans la virtualisation des murs Agiles.
Après des décennies d’Obeyas physiques, le futur des Obeyas sera leur digitalisation.
La virtualisation des Obeyas soulève des interrogations légitimes :
Ce sont nos clients qui répondent le mieux à ces questions à travers leurs témoignages. Le choix de l’outil permettant de digitaliser ses Obeyas est en fait prépondérant : s’adapte-t-il aux rituels déjà existants en interne ? Offre-t-il le cadre dans lequel les équipes collaborent dans la “vie réelle” ? … Avec iObeya, les équipes reproduisent digitalement l’ensemble des rituels qu’elles utilisent dans “la vie réelle”. L’utilisation de cet outil digital est naturelle, interactive et s’intègre parfaitement aux flux de travail, ou workflows, existants.
Dès la première année d’utilisation d’iObeya, Schneider Electric a connu une amélioration importante de ses délais de livraison sur le marché, avec une amélioration de 70 % de la gestion de projets dans les temps impartis, accompagnée d’un time to market divisé par deux permettant de réaliser plus de projets, plus rapidement
Sylvain Schär
Responsable de l’ingénierie du développement produit chez Schneider Electric
Les Obeyas ont longtemps, et sont encore, utilisées dans leur version papier. Mais de nombreuses organisations font le choix de digitaliser leurs Obeyas pour rester compétitives et faire face aux nouveaux modes de travail : équipes dispersées dans le monde, travail hybride, décalages horaires, etc. Le Management Visuel suit la tendance des Obeyas pour offrir un nouveau mode de collaboration virtuelle.
Aujourd’hui, il est judicieux que le Management Visuel soit virtualisé pour être adopté et déployé encore plus largement. Le monde hybride post covid que nous connaissons en a besoin.
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